事務職におけるキャリアアップって？必要なスキルや資格を徹底調査
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電話対応や書類整理、PC作業全般というように、一般的な事務職が引き受ける業務は多岐にわたります。
現在事務職で働いている、もしくはこれから働こうと思っている人の中には、「キャリアアップしたいけど、何からすればいいか分からない」という人も多いのではないでしょうか。
もちろん、会社によっても内容は異なりますが、幅広い事務職の業務に必要とされるスキルをあらかじめ知っておくことは、自身のキャリアアップに大きく繋がります。
そこで本記事では、「事務職に必要なスキル」「取っておいた方が良い資格」といった、事務職においてのキャリアアップに繋がる情報を徹底調査したいと思います。
是非最後までご覧ください。
1. 事務職でキャリアアップする方法
そもそも事務職におけるキャリアアップとは、一体何を指すのでしょうか。
一番分かりやすいのは、それぞれの業務において資格を取得することです。
資格を持つ事で周りからの信頼を得ると同時に、可能な業務の幅を大きく広げることが可能になります。
また、様々な業務を経験するために、他部署へ移動するという方法もあります。
他部署で新たな経験を積むことで、より多くの業務をこなせるようになり、大きく成長することが可能になります。
他にも、グローバル化が進む現代に合わせて英語を勉強したり、より多くの人と関わるためにコミュニケーション能力を磨いたりと、事務職においてのキャリアアップにはたくさんの形が存在します。
事務職でのキャリアアップを目指すのであれば、多くの分野で活躍ができるように心がけましょう。
2. 事務に必要な3大重要スキル
一般的な事務職において、ほぼ必要不可欠なスキルが存在します。
全て当たり前のことのようですが、キャリアアップにも重要なスキルなので、しっかりと身に付けるようにしましょう。
2-1. ITスキル・リテラシー
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ITスキル・リテラシーとは、コンピューターやインターネットなどの情報技術に関するスキルや知識、そしてそれらを利用することのできる能力を指します。
PCを扱うことの多い事務職では、コンピューター操作やインターネット利用のスキルが乏しいと、PC作業全般に支障が出ることになります。
また、ネットワークに関する知識、情報セキュリティに関する知識なども持ち合わせることで、急なトラブルにも対応できるようになります。
SNSが普及した現代ではごく自然にインターネットを使っている人が多いですが、あらためてITスキル・リテラシーを学び直してみましょう。
2-2. 業務の現状把握能力
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事務職では与えられた業務において、現在の状況や問題点を正確に把握し、問題解決に努める必要があります。
書類作成やデータ管理、来客対応といった重要な業務が多い事務職にとって、現状把握能力は人一倍大事になってきます。
また、業務に関する情報を正確に収集するための情報収集能力や、状況を正確に分析するための論理的思考力といった部分も同時に必要になってくるので、これらのスキルをしっかりと磨き、より効率的に業務をこなせるようにしましょう。
2-3. コミュニケーション能力
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一般的な事務職において、コミュニケーション能力は非常に重要なスキルの一つです。
電話や来客対応、文書作成、部署内での情報共有など、人と関わることの多い事務職では、コミュニケーション能力が乏しいとスムーズに業務を行うことができません。
基本的なビジネスマナーはもちろん、言葉遣いや行動、立ち振る舞いといった部分まで気を使い、より円滑なコミュニケーションを行うことを心がけましょう。
3. 事務職に専門知識は必要？
結論から言うと、事務職に専門知識は必要です。
幅広い業務を行う事務職は、その多岐にわたる業務をしっかりと管理し、問題や不備がないかを確認する必要があります。
ですが、そう身構えることもありません。
どんな専門知識が必要なのか、どんな種類の業務があるのかをしっかりと把握しておけば、ただ事務職で働くだけでなくキャリアアップまでスムーズに行うことができます。
3-1. 営業事務
営業事務とは、営業部門で働く営業担当者の補佐やサポートをする業務のことを指します。
営業担当者が顧客とのやり取りに専念できるように、書類作成やデータの集計、スケジュール管理などといった事務作業が主な業務となります。
営業部門での実務経験やビジネスマナーなどが問われるため、営業から営業事務、営業事務から営業といったキャリアチェンジも珍しくはないと言えるでしょう。
3-2. 貿易事務
貿易事務とは、企業や団体の輸出入業務を担当する業務です。
輸出入に関わる各種書類の作成、管理、運送、通関手配などが主な業務となります。
営業事務と違い、より大きい規模感での業務となるため、伴う責任感もまた同時に大きくなります。
また、税関手続きや取引先とのコミュニケーションなども必要になるため、英語や物流に関する勉強もする必要があります。
貿易実務検定や英語検定、TOEICといった資格を取得することも視野に入れておいた方がいいでしょう。
3-3. 人事・労務
主に企業や団体の人材管理をする業務を人事、勤怠管理や評価、報酬といった労働に関する業務を労務といいます。
人材の採用や研修、さらにはその後の労働に至るまでしっかりと管理し、何かトラブルがあった際にはスムーズに対応するのも業務の一つです。
このように人材管理において重要な役割を担う人事・労務は、社員の能力を伸ばす力が必要になるだけでなく、労働環境の整備、給与計算などといった総合的な事務力が必要になります。
常に周囲に気を配り、人材の能力開発に努めることで、企業にとって価値のある存在に成長することが可能になります。
3-4. 経理
経理とは、企業や団体の経済活動に関する業務を担当する事務職の一種です。
決算業務や資金管理、会計処理といったように金銭を扱うため、数字に強い人が向いている業務といえます。
逆に、数字や細かい作業が得意でない人は向いているとはいえません。
また、会計ソフトを扱えるようになるのはもちろんのこと、日商簿記検定を取得するのもオススメです。
資格を取得することで、企業にとって価値のある人材になることができます。
3-5. 秘書
経営者や役員、上級管理職の業務上サポートを行う人のことを秘書といいます。
主に担当者のスケジュール管理や出張手配、会議の準備などを行いますが、特定の人を徹底的にサポートする業務のため、鋭い洞察力が必要になります。
高レベルなビジネスマナーやコミュニケーション能力が求められるため、スキルを身に付けるために、秘書検定を受けるのが一番良いでしょう。
3-6. 医療事務
病院や診療所、クリニックなどの医療機関において、医療業務の支援をする業務のことを医療事務といいます。
診療予約や患者情報の管理、保険申請の手続きなどが主な業務となりますが、それに伴い医療の基礎知識や正しい倫理観などが必要になってきます。
医療スタッフとの連携がカギになる医療事務は、コミュニケーション能力はもちろん、細かい注意力や集中力といった部分が重要になってきます。
また、時間に追われる業務が多いため、ストレスとうまく付き合っていける人が向いている業務といえます。
4. スキルを身に付け確かなキャリアアップを
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いかがだったでしょうか。
ひとくちに事務職といっても多くの種類が存在し、求められるスキルも全く違ってきます。
自身に合った業務を把握し、必要なスキルを正しく理解することが、キャリアアップの近道といえます。
また、スキルや資格を身に付けることで、自身の市場価値を向上させ、確かなキャリアアップを実現させましょう。